נושאי המשרה הבכירים בכל חברה, נדרשים לקבל החלטות ניהוליות מהסתכלות רחבה. מאחר שבמרבית המקרים אין ביכולתם למפות בעצמם את הנתונים הכלכליים הרלוונטיים לקבלת החלטות אלו, ישנם דו"חות המספקים את כלל האינפורמציה הנדרשת לקבלתן.
דו"חות ניהוליים – תמונת המצב של הדרגים הבכירים
תמונת המצב הארגונית בנויה מדו"חות המציגים נתונים בתחומים שונים, שחיבורם מעניק תמונת מצב הנוגעת לתכנון עתידי בתחום בו נדרשת קבלת החלטה ניהולית. למרות שדו"חות אלו עשויים לשמש את החברה גם כלפי גורמי אכיפה חיצוניים או משקיעים פוטנציאלים, מטרתם העיקרית היא מתן האינפורמציה הנדרשת לטובת קבלת החלטות פנים ארגונית.
האלמנטים השונים המוצגים בפני הדרג הניהולי ומשתקפים מן הדו"חות עיקרם: ניתוח יחידות הרווח השונות של החברה, עלויות העסקתם של העובדים השונים, הוצאות הנלוות לאלו העיקריות, תשלומים ותקבולים מצד לקוחות וספקים.
תמונת המצב העולה מדו"חות אלו, אינה נוגעת לאלמנטים פיננסיים בלבד גם אם הנתונים המוצגים בם הם כספיים בעיקרם. זאת מאחר והחשיבות הטמונה בהם נוגעת גם לניהול תקציבי וניהול מערך העובדים. לאור זאת, תוצאותיהם לטווח הרחוק אף עשויים להוביל לשינוי בשירותים או המוצרים שמספקת החברה במקרה של ירידה חדה במכירות.
הכנת דוחות ניהוליים – כיצד זה מתבצע?
כפי שציינו קודם, דוחות ניהוליים מהווים את תמונת המצב הכלכלית והארגונית של החברה. את אותם הדוחות ניתן לחלק לשתי קבוצות עיקריות –תפעוליים וכספיים.
דוחות תפעוליים הם מסמכים המכילים נתונים שונים הנוגעים לתפקודה הארגוני של החברה. דוחות אלו, יכילו לרוב נתונים על תהליכי השירות, תפוקת מוצרים ושירותים, מצבת כוח האדם וכל מידע נוסף הנוגע לתפעולה של החברה שאינו נוגע רק לתפקודה הפיננסי. על הדוחות התפעוליים אמונות המחלקות הרלוונטיות לגיבוש תמונת המצב ואלו מוצגים למנהלים במועד שהוגדר מראש.
דוחות כספיים הם מסמכים המאגדים את המידע הפיננסי של החברה. נתונים אלו מסייעים לגיבוש פעולות הנוגעות לכלכלת החברה. דוחות אלו, כוללים בין היתר דוחות תקציביים שונים ביניהם: דוח תזרים מזומנים, רווח והפסד, תכנון מול ביצוע ועוד. על הדוחות הכספיים אמונה מחלקת הנהלת החשבונות או רואה חשבון המעניק את שירותיו לחברה.
כיום, מרבית הדוחות מופקים באופן אוטומטי באמצעות תוכנה או ריכוז ידני של הנתונים על ידי המחלקות השונות ובסופם, מוצג סיכום של הנתונים השונים כתמונת מצב מתומצתת שלאורה תילקח ההחלטה הניהולית.
הכנת דו"חות ניהוליים – ממה כדאי להימנע
תהליך הפקת דוחות ניהוליים הוא עבודתם של המחלקות בחברה שבידן מרוכז המידע הרלוונטי לגיבוש תמונת המצב. אולם בראייה ארגונית, הדרג הניהולי הוא שאמון על קבלת הדוחות וקבלת החלטות לאור הנתונים המוצגים בהם. לכן, בכל הנוגע לבקרה על תהליכי עבודה ותהליכים פיננסיים שונים, ישנם מספר דברים מהם רצוי להימנע:
חיסכון בזמן עבודה: הפקת דו"ח נשמעת לא פעם כמו משימה ארוכה הגוזלת זמן עבודה רב למחלקות השונות. למרות זאת, הקדשת זמן העבודה הרצוי להפקת הדוח מהותית, שכן רק בעזרת הנתונים הסופיים יכול המנהל לקבל החלטות מושכלות בנוגע לחברה.
עומס נתונים: חשוב לזכור שהעמסת הדו"ח בנתונים שאינם רלוונטיים לגיבוש תמונת מצב נכונה, עשויים לגרום לבלבול או קבלת רושם שגוי העשוי להשפיע על קבלת ההחלטות של הדרג הבכיר.
גיבוש הדוח על ידי המנהלים: ככל שנתוני הדוח אינם נובעים מעבודת ההנהלה או אינם קשורים בקשר ישיר לתחום התמחותם של אנשי הדרג הבכיר, ישנו סיכון סביר כי הדוח לא יכלול נתונים מהותיים או לא ישקף את תמונת המצב האמיתית של החברה. הסתמכות על נתונים שגויים, עשויה ליצור נזק שיוביל בסופו של דבר להפסדים כלכליים חמורים.