במציאות הנוכחית, בה עסקים רבים מספור מרחיבים את החשיפה שלהם אל קהלים זרים והגבולות הלאומיים הולכים ומאבדים משמעות, עולה יותר מתמיד החשיבות להכיר את חוקי המיסוי וההעסקה בארה"ב. אם בכוונתך להקים משרדים לחברתך במדינה זרה ולהירשם כישות עסקית מקומית, אחד מהצעדים הראשונים שיהיה עליך לעשות הוא להבטיח שלארגון שלך יהיה מספר זיהוי מעסיק. מספר זה, הידוע בכינויו EIN (Employer Identification Number), הוא תנאי הכרחי לדיווח מס תקין במדינות ארה"ב השונות. כאן, נסביר צעד אחר צעד כיצד מפיקים את המספר.
מהו מספר EIN?
לפני שניגש לתהליך ההפקה, ראוי להתעכב לרגע על משמעות המספר. ה-EIN הוא מספר זיהוי ייחודי בן תשע ספרות המונפק על ידי רשויות המס האמריקאיות (IRS). זהו אמצעי הזיהוי והמעקב העיקרי שעומד לרשות רשויות המס על מנת להבטיח ביצוע שומה באופן תקין. הפקת EIN אינה נדרשת רק עבור עסקים רווחיים, אלא גם לגופים ללא מטרות רווח.
המספר משמש למספר פונקציות עיקריות:
- זיהוי מס: EIN מאפשר לעסקים לדווח על הכנסותיהם, לשלם מיסים ולמלא את חובות המס שלהם. מספר זיהוי זה מבדיל את הישות העסקית מבעליו ומקל על מיסוי מדויק.
- דרישה משפטית: ישנם סוגים רבים של ישויות עסקיות הנדרשות על פי חוק להפיק EIN. אלה כוללות תאגידים, שותפויות, חברות בערבון מוגבל (LLC) וארגונים ללא מטרות רווח. עמידה בתקנות אלו חיונית כדי להפיק רישום תאגידי כחוק ולהימנע מסנקציות.
- פתיחת חשבון בנק עסקי: ברוב המקרים, הפקת EIN מהווה תנאי ראשוני לפתיחת חשבון בנק לחברות. ההפרדה הברורה בין הכספים הפרטיים לתזרים המזומנים העסקי חיונית לשמירה שקיפות פיננסית והקלה וייעול של ביצוע עסקאות פיננסיות.
- העסקת עובדים: המספר, כשמו כן הוא, נדרש על מנת להעסיק עובדים ולהפיק תלושי שכר, דיווח על ניכוי מס במקור והבטחת העמידה בכל תקנות המיסים הקשורים להעסקה.
- קבלת אשראי עסקי: לעתים קרובות יש צורך ב-EIN כדי להבטיח קבלת אשראי עסקי מגופים פיננסיים. הסיבה לכך היא שמספר הזיהוי הוא שמשמש לבדיקת היסטוריית האשראי וככל שההיסטוריה הזו תתפרש על תקופה ארוכה יותר ותהיה חיובית, כך הסבירות שיתקבל אשראי בתנאים טובים גוברת.
אילו ישויות עסקיות דורשות הפקת EIN?
אם הארגון שלך נופל תחת אחת מההגדרות הבאות, יש להפיק מספר EIN:
- תאגידים: גם תאגידי C וגם תאגידי S (תאגיד שקוף) דורשים הפקת EIN. דרישות זו חלה על חברות ציבוריות גדולות ותאגידים קטנים בבעלות פרטית כאחד.
- שותפויות: שותפויות כלליות, שותפויות מוגבלות ושותפויות באחריות מוגבלת (LLP) דורשות כולן EIN.
- חברות באחריות מוגבלת: גם חברות באחריות מוגבלת (LLC) ידרשו EIN, אלא אם כן הן אינן מעסיקות עובדים כלל.
- ארגונים ללא מטרות רווח: ארגונים ללא מטרות רווח, לרבות עמותות, קרנות וארגוני צדקה, חייבים להחזיק ב-EIN כדי ליהנות ממעמד פטור ממס ולעסוק בפעילויות גיוס כספים.
- עיזבונות ונאמנויות: גם עיזבונות נפטרים וקרנות נאמנות מסוגים מסוימים ידרשו הפקת EIN.
- מעסיקים באשר הם: כל ישות עסקית שבכוונתה להעסיק עובדים מחויבת ב-EIN.
תהליך הגשת הבקשה להפקת EIN
הפקת מספר הזיהוי אפשרית בכמה דרכים אך חשוב לציין כי הדרכים שנפרט מאפשרים השגת EIN בתהליך ארוך יותר ככל ואין למגיש הבקשה SSN . הזמן הממוצע לקבלת ה- EIN כשאר אין SSN יכול לנוע בין חודש לשלושה חודשים. הזמן הופך להיות מכשול כאשר יש מומנטום להשקעה בחברה אמריקאית ובשביל לקלוט את כסיפי ההשקעה צריך חשבון בנק ששייך לחברה האמריקאית . בשביל לפתוח חשבון בנק אמריקאי צריך EIN . יש בנקים שיתנו כ-30 יום לספק את הEIN
ישנן שלוש דרכים להגיש את הבקשה:
- טופס מקוון: כדי להגיש בקשה באופן מקוון, יש להיכנס לאתר www.irs.gov ולבחור באפשרות "הקשת בקשה ל-EIN". בטופס הבקשה יצוינו הנחיות מפורטות כיצד למלא ולשלוח את הטופס. על מנת לקבל את ה-,EIN חשוב להקפיד למלא את כל הפרטים בצורה מדויקת.
- הגשת בקשה בדואר או בפקס: ניתן גם להוריד מאתר רשות המיסים טופס בקשה להפקת EIN (SS-4), למלאו ולשלוח בדואר רשום או בפקס.
- פניה טלפונית: ניתן גם להתקשר לקו הייעודי לעסקים של רשות המס האמריקאית ולספק את כל המידע הדרוש בטלפון לצורך הנפקת EIN.
ככל ואין למגיש הבקשה SSN חברת ERB מציעה שירות הנפקת מספר EIN בהליך מזורז. ERB תגיש עבור החברה את הבקשה בהליך מיוחד ומזורז ותוציא לחברה מספר EIN עוד באותו יום של ההגשה.
מספר ה-EIN משמש למגוון מטרות כגון הגשת מיסים, פתיחת חשבונות בנק עסקיים, קבלת רישיונות והיתרים לעסק ועוד. ולכן כדאי לפנות לחברה מקצועית, מנוסה ומתמחה במתן שירותים מהסוג הזה.
כל עיכוב בהפקת המספר עשוי לשבש את תהליך ההתאגדות והפעילות השוטפת שלך. חשוב שנזכור, הפקת EIN היא רק צעד ראשוני בהבטחת התנהלות מס תקינה ומסודרת בנוכחות העסקית שלך בארה"ב.
כדי להבטיח שכלל הפעילות העסקית תהיה אמינה וכדי לשמור על דיווח מס תקין, חשוב לגייס לצידך אנשי מקצוע המתמחים בכלל התקנות החשבונאיות בארה"ב ועם היכרות מעמיקה עם אופי העסק שלך.
אנשי המקצוע שילוו אותך יוכלו כחלק מהליווי שלהם גם להפיק עבורך את ה-EIN ולאפשר לך להתמקד בבניית החברה.